Memo

Definition of Memo …

A memorandum or memo is a document or other communication that helps the memory by recording events or observations on a topic, such as may be used in a business office. The plural form is either memoranda or memorandums. A memorandum may have any format, or it may have a format specific to an office or institution. In law specifically, a memorandum is a record of the terms of a transaction or contract, such as a policy memo, memorandum of understanding, memorandum of agreement, or memorandum of association. Alternative formats include memos, briefing notes, reports, letters or binders. They could be one page long or many. If the user is a cabinet minister or a senior executive, the format might be rigidly defined and limited to one or two pages. If the user is a colleague, the format is usually much more flexible. At its most basic level, a memorandum can be a handwritten note to one's supervisor.

Characteristic of Memo …

1. The memorandum of association is the basic charter on which the company is based and is mandatory for a company
2. The memorandum of association is the constitution of the company because it define its limitations and the sphere of its activities.
3. The memorandum cannot be altered by the company,except by fulfilling the conditions laid down in the Companies Act for specific activities and situations
4. It defines the scope of the company's activity,and all acts beyond the scope are deemed to be ultra vire
5. Its a public document and is open to inspection by those who deal with the company
6. It defines the company's relations with outside individuals and its activities in relation to them,

The Memo Heading

The distinctive element of the memorandum is its heading, which is used to frame the message in a very accessible and transparent manner.

The Memo Body

Generally, organize the topics of the memorandum in order of importance, with the key statements first and the details further on. The memorandum should normally begin with a brief summary statement, in one or two sentences, identifying the key topic and the scope of the memorandum.

Langkah-langkah dalam Penulisan Karya Ilmiah

Tahap Persiapan, Tahap Penulisan, Evaluasi

A. Tahap Persiapan

Di dalam tahap ini ada beberapa tahap yaitu :

1. Menemukan masalah atau mengajukan masalah yang akan dibahas dalam penelitian (didukung oleh latar belakang, identifikasi masalah, batasan, dan rumusan masalah).

 Dalam pemilihan masalah/topik juga mempertimbangkan beberapa hal :

·         Harus topik yang paling menarik perhatian.

·         Terpusat pada segi lingkup yang sempit dan terbatas.

·         Memiliki data dan fakta yang obyektif.

·         Harus diketahui prinsip-prinsip ilmiahnya, meskipun serba sedikit.

·         Harus memiliki sumber acuan / bahan kepustakaan yang dijadikan referensi.

Dalam pembatasan topik/penentuan judul harus memperhatikan beberapa hal berikut :

·         Pembatasan topik harus dilakukan sebelum penulisan karya ilmiah.

·         Penentuan judul dapat dilakukan sebelum penulisan karya ilmiah / setelah penulisan karya ilmiah selesai. Penentuan judul karya ilmiah : pertanyaan yang mengandung unsur 4W+1H yaitu What (apa), Why (mengapa), When (kapan), Where (dimana) dan How (bagaimana).

2. Mengembangkan kerangka pemikiran yang berupa kajian teoritis
3. Mengajukan hipotesis atau jawaban atau dugaan sementara atas penelitian yang akan dilakukan.
4. Metodologi (mencakup berbagai teknik yang dilakukan dalam pengambilan data, teknik pengukuran, dan teknik analisis data)

Adapun Tahap Pengumpulan data :

·         Pencarian keterangan dari bahan bacaan / referensi.

·         Pengumpulan keterangan dari pihak-pihak yang mengetahui masalah.

·         Pengamatan langsung (observasi) ke obyek yang akan diteliti. Percobaan di laboratorium/ pengujian di lapangan.

B. Tahap Penulisan

Tahap Penulisan merupakan perwujudan tahap persiapan ditambah dengan pembahasan yang dilakukan selama dan setelah penulisan selesai.

TAHAP PENULISAN :

1.      Tahap Prapenulisan

2.      Tahap Penulisan Draft

3.      Tahap Revisi

4.      Tahap Penyuntingan

5.      Tahap Publikasi

Ø Tahap Prapenulisan

-          Pemilihan dan Pembatasan Topik

-          Merumuskan tujuan

-          Mempertimbangkan Bentuk Karangan

-          Mempertimbangkan bentuk karangan

-          Mempertimbangkan pembaca

-          Mengumpulkan data pendukung

-          Perumusan judul

-          Perumusan tesis

-          Penyusunan ide dalam bentuk kerangka karangan atau outline.

Ø Pemilihan Topik

-          “Apa yang akan kita tulis?”

-          Topik dapat diperoleh dari berbagai sumber

-          4 syarat : Keterkuasaian, Ketersediaan Bahan, Kemenarikan, Kemanfaatan.

-          Agar lebih focus, topik perlu diberi batasan.

Ø Tahap Penulisan Draft

-          Mengekspresikan ide-ide ke dalam tulisan kasar

-          Pengembangan ide masih bersifat tentative

-          Pada tahap ini, kensentrasikan perhatian pada ekspresi/gagasan, bukan pada aspek-aspek mekanik

Ø Tahap Revisi

-          Memperbaiki ide-ide dalam karangan, berfokus pada penambahan, pengurangan, penghilangan, panataan isi sesuai dengan kebutuhan pembaca.

-          Membaca ulang seluruh draft

-          Berbagi pengalaman tentang draft kasar karangan.

-          Merevisi dengan memperhatikan reaksi, komentar atau masukan.

Ø Tahap Penyuntingan

-          Memperbaiki perubahan-perubahan aspek mekanik karangan.

-          Memperbaiki karangan pada aspek kebahasaan dan kesalahan mekanik yang lain.

-          Aspek mekanik antara lain : huruf kapital, ejaan, struktur kalimat, tanda baca, istilah, kosa kata, format karangan.

-          Melengkapi yang kurang.

-          Membuang yang kurang relevan.

-          Menghindari penyajian yang berulang-ulang atau tumpang tindih (overlapping).

-          Menghindari pemakaian bahasa yang kurang efektif, misalnya dalam penulisan dan pemilihan kata, penyusunan kalimat, penyusunan paragraf, maupun penerapan kaidah ejaan.

Di samping itu penyajian juga merupakan tahapan penyuntingan. Teknik penyajian karya ilmiah harus memperhatikan:

• Segi kerapian dan kebersihan.
• Tata letak (layout) unsur-unsur dalam format karya ilmiah, misalnya halaman muka (cover), halaman judul, daftar isi, daftar tabel, daftar grafik, daftar gambar, daftar pustaka dan lain-lain.
• Standar yang berlaku dalam penulisan karya ilmiah, misalnya standar penulisan kutipan, catatan kaki (foot note), daftar pustaka & penggunaan Bahasa Indonesia sesuai EYD.

Ø Tahap Publikasi

-          Tulisan akan berarti dan lebih bermanfaat jika dibaca orang lain.

-          Sesuaikan tulisan dengan media publikasi yang akan dituju.

C. Evaluasi

            Evaluasi adalah tahap yang menentukan apakah tujuan tercapai. Evaluasi selalu berkaitan dengan tujuan,apabila dalam penilaian tidak tercapai maka perlu dicari penyababnya.

REFERENSI :

http://dentosca.wordpress.com/2011/09/27/tahapan-dalam-menulis-karya-tulis-ilmiah/

http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pengabdian/kusmarwanti-ss-mpd-ma/proses-penulisan-karya-ilmiah.pdf

http://www.scribd.com/doc/49459275/7/Evaluasi